RHN CPA est un cabinet d'expertise comptable offrant des services complets, avec 4 sites en Colombie-Britannique. Ils recherchaient un partenaire de confiance pour les aider à moderniser leur intranet en toute transparence vers SharePoint Online.
DÉFIS
Microsoft SharePoint 2007 entrait dans sa "fin de vie", ce qui signifie qu'il ne serait plus pris en charge par Microsoft avec des correctifs de sécurité ou des mises à jour fonctionnelles. RHN utilisait des serveurs SharePoint 2007 dans ses locaux et devait passer à une version plus récente de SharePoint afin de maintenir la sécurité et la productivité.
RHN cherchait initialement une migration simple pour remédier à ce problème. À l'époque, Softlanding faisait la promotion de la nouvelle interface moderne de SharePoint Online, et RHN a donc été invité à un atelier pratique d'immersion client (CIE) de deux heures où ils ont pu voir à quoi ressemblerait la nouvelle interface moderne et comprendre comment cela apporterait une approche transformative à leur organisation. Le CIE a permis à RHN de voir toutes les possibilités de SharePoint Online avant de s'y engager et ils ont donc décidé d'aller de l'avant avec une migration plus avancée.
SOLUTION
Softlanding a aidé RHN à mettre à niveau ses locaux SharePoint 2007 vers SharePoint Online. SharePoint Online est une puissante plateforme de collaboration et de gestion de contenu pour les entreprises qui offre des fonctions d'intégration avec d'autres applications en nuage afin d'accroître encore la productivité.
RHN souhaitait utiliser SharePoint pour créer des sites "one-stop-shop" permettant au personnel de trouver tout ce qu'il cherchait. Pour consolider de manière transparente leurs calendriers, Softlanding a créé des flux de travail automatisés qui extraient les informations d'Outlook et des calendriers, et les placent dans une liste SharePoint personnalisée. Les Power Automate Workflows ont également été créés pour remplir une liste SharePoint pour le répertoire du personnel de RHN en tirant des informations des profils d'utilisateurs. Ces changements utilisant Power Automate ont donné à RHN la possibilité de consolider ses informations et ses ressources et d'améliorer sa productivité globale.
Parallèlement au passage à SharePoint Online, RHN a également transféré les groupes d'entreprises des partages de fichiers vers les équipes Microsoft. Afin de centraliser l'accès à l'information, les sites SharePoint des équipes ont été connectés à l'intranet SharePoint par le biais de la navigation globale. Pour améliorer l'expérience de l'utilisateur, Softlanding a créé un modèle de page d'accueil pour les sites Teams afin de remplacer la norme par défaut. Le processus de création du modèle est automatisé grâce à une fonction de conception et d'automatisation de la puissance du site, pour une utilisation facile par les futures équipes.
Le passage à SharePoint Online a en outre permis à RHN d'accéder à l'intranet depuis l'extérieur du bureau sans avoir à utiliser un VPN. C'était un avantage énorme pour l'organisation, un avantage dont RHN se réjouissait, surtout maintenant qu'il est de plus en plus nécessaire de travailler à domicile.
RÉSULTATS
Une collaboration sans effort
- En passant à SharePoint Online, RHN a pu centraliser ses ressources et améliorer la communication et le travail d'équipe au sein de l'organisation, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du bureau, grâce à SharePoint Online.
Amélioration de la productivité
- RHN a pu utiliser SharePoint pour permettre une gestion efficace des données et un partage des informations en donnant à ses employés le contrôle du contenu qu'ils voient.
Échange d'informations simplifié
- La consolidation centralisée des informations a permis à RHN de simplifier l'accès aux ressources et aux données et d'assurer une efficacité transparente dans toute l'organisation et sur les sites SharePoint.
"Pendant les 5 premières années à RHN, on m'a dit que nous travaillions au remplacement de notre intranet obsolète et souvent défectueux. Au cours de ma sixième année, j'ai été habilité à en faire une priorité. Nous perdions d'excellents candidats en raison de l'absence d'une interface de formation fiable et les employés étaient frustrés par les limitations que notre ancienne version offrait. Lorsque nous avons rencontré l'équipe de Softlanding, nous avons été introduits dans un monde de pure imagination ! Ils nous ont guidés à travers le processus et les options qui s'offraient à nous. Le jour de notre Atelier d'Immersion Client (CIE), j'ai traîné notre responsable informatique et l'actionnaire en charge de ce projet et j'en suis très heureux. Comprendre les options, les éléments de base et les attentes a été inestimable pour prendre la décision à notre place. Nous ne pouvons pas dire assez de bien de l'équipe de Softlanding qui a été réactive et patiente avec nos questions. Nous pouvons maintenant commencer notre année avec un nouvel intranet largement amélioré qui non seulement remplit sa fonction, mais qui a dépassé les attentes des propriétaires et du personnel. Nous n'avons aucune réserve à recommander Softlanding à quiconque cherche à améliorer ses communications et ses ressources internes".
Colleen Seager, responsable de l'administration du bureau, RHN CPA
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